동아리 관리 시스템 개요

프로젝트 일지를 작성하기 앞서 동아리 관리 시스템에 대한 설명을 하려고 한다.

오늘부터 진행할 첫 번째 개인 프로젝트는 '동아리 관리 시스템' 이다. 

대학교 1학년 때부터 지금까지 내가 활동하고 있는 동아리는 아날로그식 회원관리 방식을 택하고 있다. 즉 새로운 회원이 들어오면 수기로 입회원서에 정보를 입력하고 회장이나 부회장이 그 입회원서를 가지고 단톡방에 초대하거나, 공지할 일이 있을 때 연락하는 방식으로 진행했었다.

 

당연하게도 동아리에 누가 가입되어 있는지 확인하려면 일일이 입회원서를 찾아봐야 하고, 입회원서를 분실하는 경우도 발생하고, 동아리방 책상에 입회원서가 올려져 있어 본의 아니게 개인정보가 다른 사람들에게 노출될 수 있는 환경이 되어버렸다.

 

또한 동아리원이 탈퇴하거나, 신규로 가입한 내용이 집행부에게 그때그때 전달되지 않는 경우가 많아 회원 현황을 파악하는데 어려움이 있었다.

 

위와 같은 문제를 해결하기 위해 웹 기반의 동아리 관리 시스템을 구상하게 되었는데, 동아리 관리 시스템을 개발함으로써 얻을 수 있는 장점은 다음과 같다.

 

1.    회원 가입을 간단하게 할 수 있다.

신입 회원이 회장/부회장과의 면접을 마치고 가입할 때, 웹주소를 입력하고 브라우저에 나타나는 양식을 채우고 회원가입 버튼만 누르면 가입할 수 있도록 한다.

집행부는 가입신청자 목록에서 해당 회원을 확인하고 가입승인을 함으로써 회원가입을 완료 시킨다. 

 

2.      회원 현황을 즉각적으로 파악할 수 있다. 

동아리연합회에 회원 명부 제출하거나 창립제, 체육대회를 위해 선배님들께 연락 드리기 위해 회원 정보가 필요한 경우가 많은데, 엑셀파일로 관리하는 경우 버전관리가 잘 되지 않아 어떤 파일이 최신인지 알기 어렵고 데이터의 중복이 발생할 수 있다.

동아리 관리 시스템을 통해 동아리의 가장 중요한 회원 관리를 편리하게 할 수 있도록 한다.

 

3.      부가적인 기능을 통해 집행부의 역할을 서포트 한다.

동아리 회원 관리 기능 외에 회비 관리, 집회록 작성, 동아리 활동 기록 등을 제공하여 수기로 진행되고 있었거나 제대로 관리되기 어려웠던 것들을 체계적으로 관리하고, 필요시 엑셀이나 한글 파일로 변환하여 다운로드 할 수 있도록 하여 집행부의 업무를 보조하도록 한다. 

 

위와 같이 동아리 관리 시스템을 적용함으로써 여러 장점이 생기지만 하지만 다음과 같은 단점도 발생한다.

 

1.      매년 집행부에 동아리 관리 시스템을 운영할 사람이 필요하다.

갑자기 시스템에 문제가 생긴다던가, 기능 수정이 필요하게 되어 소스코드를 만져야 하는 경우가 발생할 수 있다. 이와 같은 상황을 위해서 운영자가 한 명 필요한데 매년 컴퓨터 공학 관련 학과 학생이 들어온다는 보장이 없기에 시스템 운영에 차질이 발생할 수 있다.

 

2.      유지비가 발생한다. 

서버를 클라우드에 올리고, 클라우드에서 제공되는 DB를 사용하다 보면 1년에 일정 금액만큼 지불해야 한다. 

사용량은 많지 않겠지만 월 1만원 정도라고 계산하면 연간 12만원 정도가 될 것 같다.

물론 라즈베리파이와 같은 장치를 이용하여 서버를 올리는 방안도 있겠지만 결국에는 장비 구입 등의 초기 비용이 발생하게 될 것이다.

 

실제로 이 동아리 관리 시스템이 동아리에 활용될지는 잘 모르겠지만, 일년 동안 동아리 부회장을 하면서 필요하다고 생각했던 것이기에 개발을 하려고 한다.

 

대략적으로 구상한 시스템의 스펙은 다음과 같다.

 

- Node.js v8.9.3 (LTS Version)

- MySQL

- Bootstrap

- git

 

개발 목표 기간은 1월 31일이고, 다음 날인 2월 1일부터 2월 15일까지 동아리 집행부와 회원들을 대상으로 시범운영을 한 뒤, 수정작업을 거쳐 2월 말에는 정상 운영할 수 있도록 하려고 한다.

내일부터 스타트!